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span质量管理体系第一阶段和第二阶段审核的时间间隔span
2016-11-14 9:07:57点击:

    当质量管理体系实施初次审核时,第一阶段和第二阶段审核之间究竟需要间隔多长时间是一个技术性问题,也是一个敏感话题。国内各认证机构有不同的做法,笔者与一些认证机构进行了交流,了解到大多数认证项目会间隔适宜的时间,也有个别认证项目实施了背靠背的连续审核。那么,该如何认识这个问题,笔者结合认证管理实践谈一点粗浅的认识。

    

时间间隔的提出


2014311日国家认监委发布了《质量管理体系认证规则》,该认证规则第4.3.3.5条款规定:第一阶段审核和第二阶段审核应安排适宜的间隔时间,使申请组织有充分的时间解决第一阶段中发现的问题。

CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》等同采用了ISO/IEC 170212011《合格评定管理体系审核认证机构的要求》,该认可准则第9.2.3.1.3条款规定:认证机构在确定第一阶段审核和第二阶段审核的间隔时间时,应考虑客户解决第一阶段审核中识别的任何需关注问题所需的时间。认证机构也可能需要调整第二阶段审核的安排。


时间间隔的理解


适宜的时间间隔是一个模糊的概念,那么没有明确时间间隔的原因是什么呢?因为时间间隔的确定是基于第一阶段审核的结果、客户的能力和解决问题所需资源的可获得性。


时间间隔的确定


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从确保认证活动的有效性来讲,是期望认证机构在第一阶段审核和第二阶段审核之间具有一些时间间隔,但如果是认证机构和客户之间达成协议的前提下,也可以实施背靠背的连续审核。


第一阶段和第二阶段之间具有时间间隔


从认证技术角度讲,时间间隔的长短要考虑客户系统解决第一阶段审核中的不符合项、观察项所需的时间要求。不同客户解决问题的能力和资源保证是存在差异性的,因此所需时间就会有所不同。在确定时间间隔时,要考虑第一阶段审核中发现问题的严重程度和客户能力、资源的关系,在确定具体的时间间隔时要有正当的理由。

国家认监委要求质量管理体系审核安排需提前3个工作日上报到“自愿性认证活动执法监管信息系统”中,因此第一阶段和第二阶段之间的时间间隔通常以保持在3个工作日以上为宜。当时间间隔少于3个工作日时,需要对第一阶段审核、第二阶段审核实施一体化策划,并对第一阶段审核存在的风险进行提示。


第一阶段和第二阶段背靠背的连续审核


采取背靠背的连续审核需要慎重选择。从理论上讲,只有客户的管理体系处于很高的管理绩效水平时,第一阶段审核的结果才能达到预期,才可能没有影响进入第二阶段审核的重大问题,在这种前提下才能实施背靠背的连续审核。

在策划背靠背的连续审核时,必须及时、清晰地与客户沟通,告知其由于背靠背的连续审核可能增加的风险,这种风险就是在第一阶段审核中发现了影响进入第二阶段审核的问题,致使第二阶段审核无法按照策划的时间进行,而客户也接受了这种风险。值得注意的是,风险告知和客户接受风险的证据是要保留的。


总之,《质量管理体系认证规则》和《管理体系认证机构要求》倡导在第一阶段和第二阶段审核之间要有一定的时间间隔,但也没有明确禁止背靠背的连续审核。认证机构不宜从市场竞争、成本战略的角度来大量实施背靠背的连续审核,背靠背的连续审核宜建立在技术理由合理和认证机构与客户之间风险告知的基础上。


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